Ensina o advogado, jurista e professor Walter Ceneviva (CENEVIVA, Walter. Lei dos Notários e Registradores Comentada. Saraiva: São Paulo, 2014, p. 63) que o vocábulo ata, na linguagem comum, é o relatório escrito de fatos ocorridos e de resoluções adotadas em reunião formal ou informal, para satisfação de objetivos dos interessados.
São exemplos de atas comuns previstas em lei:
i) o Código de Processo Civil (CPC) prevê a lavratura de ata no caso de impedimento do conciliador ou mediador nas sessões e audiências de conciliação e mediação (art. 170, parágrafo único);
(ii) segundo a Lei nº 11.101/2005, as decisões do comitê de credores deverão ser consignadas em livro de atas, rubricado pelo juízo (art. 27, § 1º);
(iii) a Lei nº 6.404/76 explicita que, dos trabalhos e deliberações da assembleia, será lavrada ata assinada pelos membros da mesa e pelos acionistas presentes (art. 130 caput e § 1º);
(iv) de acordo com o Código Civil, no que se refere às sociedades limitadas, o administrador designado em ato separado investir-se-á no cargo mediante termo de posse no livro de atas da administração, bem como dos trabalhos e deliberações será lavrada, no livro de atas da assembleia (art. 1.062, c/c art. 1.067, c/c art. 1.069, inciso II, c/c art. 1.075, § 1º); ainda, segundo o Código Civil, em relação à liquidação das sociedades, deverão ser confeccionadas atas das assembleias (art. 1.112, parágrafo único); determina a Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993 que as deliberações da comissão julgadora deverão ser subscritas em atas que comporão o procedimento da licitação (art. 38, inciso V).
Então qual a diferença da ata comum prevista em lei e a ata notarial?
A qualidade de notarial da ata lavrada exclusivamente pelos tabeliães de notas possui especial eficácia, pois é dotada de fé pública, fazendo prova plena. Passará a ser notarial a ata quando lançada por tabelião de notas a pedido do interessado.
Trata-se de instrumento público autorizado pelo notário, o único agente pública que possui competência específica para atribuir fé pública aos documentos que autoriza.
São binômios subjacentes à lavratura da ata notarial a neutralidade e a vinculação absoluta à verdade, pois o delegatário deverá reproduzir fielmente os fatos constatados. Difere-se da escritura pública pois aquela se limita à narração dos fatos que o notário percebe por alguns de seus sentidos (visão, audição, paladar, olfato e tato) e que não possam ser qualificados como atos ou negócios jurídicos.
São exemplos de utilização da ata notarial:
(i) Ata Notarial para fins de usucapião extrajudicial – usucapião de bens imóveis em cartório (abaixo comentários a respeito);
(ii) Ata Notarial para comprovar casos de violação de intimidade, injúria, calúnia e/ou difamação em redes sociais ou programas/aplicativos de comunicação (Facebook, Instagram, WhatsApp, Telegran, etc.);
(iii) Ata Notarial de conteúdo de internet;
(iv) Ata Notarial de reuniões e assembleias em geral (condomínios, associações, sindicatos etc.);
(v) Ata Notarial em diligência externa para comprovação de pessoa viva (prova junto a órgãos públicos e previdenciários em geral);
(vi) Ata Notarial em diligências em geral para comprovar fatos diversos;
(vii) Ata Notarial para verificação de estado de bem imóvel (conservação, modo de utilização, abandono, exercício de posse, etc.);
(viii) Ata Notarial para atestar violação de direitos autorais, marcas, patentes e demais direitos de propriedade empresarial e industrial;
(ix) Ata Notarial de e-mails;
(x) Ata Notarial no âmbito do direito de família: comprovação de visitas aos filhos; fazer prova sobre a capacidade de guarda dos filhos por parte dos responsáveis; comprovar fraudes em partilhas de bens; comprovar capacidade financeira; comprovar alienação parental, etc.
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